理事としてはじめての総会を控えています。総会に向けて理事はどのようなことをするのでしょうか？
理事長を中心に、総会の開催通知や議題の整理、決算報告書作成など必要書類の準備を行います。
総会は、管理組合における最高の意思決定機関です。少なくとも年に１回の開催が義務づけられており、規約変更や共用部分の変更などのマンション管理に関わる重要事項は総会で決議しなくてはなりません。
通常総会の準備は、管理会社のサポートを受けながら、理事会の皆さんが中心となって進めます。まずは、お住まいのマンションの管理規約にある総会関連の条文を復習しておくと良いでしょう。最近になり、オンラインでの参加が可能なように管理規約が改正されていることも多いようです。具体的な手続きについてはマンション毎に異なりますので、確認しておきましょう。
総会の開催にあたっては、それぞれのマンションで今までに蓄積してきたノウハウがあるほか、管理会社のサポートもありますので、「ゼロから準備しなくてはならない」ということにはなりませんのでご安心ください。過去の経験を生かしつつ、回を重ねるごとに管理組合それぞれの個性ある総会運営ができるよう、主体的に関わっていきましょう。
以下に、通常総会の開催に向けて必要な作業について、主なものをまとめましたので参考にされてください。
通常総会の開催に向け、管理会社のサポートを受けながら行う主な作業
- 総会開催日の決定と招集通知の発送
理事会で総会の開催日を決め、遅くとも２週間前までには組合員に周知するようにします。開催日とあわせて総会で話し合う議題についても周知し、出席の確認や委任状の提出を依頼します。建て替えなど重要な議題がある場合には、２か月前までに通知します。 - 決算書の作成、監事監査（会計監査）の実施、予算案作成
１年間の管理組合の活動を総括する決算書は、監事による監査を受けたうえで総会に報告します。次年度の事業計画と予算についても総会で承認する必要があります。
これらの作業には、会計の専門知識が必要だったり、業者から見積を取る必要がありますので、管理会社のサポートを得ながら作成します。 - 議案書の作成
2の決算書や予算案以外にも、役員の選任・解任や、規約の変更、共用部分の変更など、決議する必要のある議題について、とりまとめて議案書とします。 - 総会当日の役割分担、シナリオの作成
具体的な議事進行や、各議案について誰がどのように報告するかなどの進行シナリオを作成しておくとイメージがしやすくなります。例えば、総会当日の運営を円滑に進めるために、議事録署名人を内定しておいた方が良いでしょう。
（ハッピーアシスト通信 Vol.29掲載記事を元に最新情報を織り込み再編集）
（公開日）2023年12月25日
